檔案數字化工作流管理系統是什么？

2022-7-12 / 已閱讀：200 / 上海邑泊信息科技

理想當中的事物都是簡單系統或者是可分解的復雜系統，這個時候可通過多級分解將系統或者復雜系統分解成多層結構建檔存儲在數據庫中，數據庫中每層檔案數量都是在認知可管理范圍內的（比如7個），通過多層分解的方式將復雜檔案數字化問題簡單化以達到可以在預期心理、工期、預算內解決問題的目的。因此構建出的檔案管理方法和工作流管理組織對應的是層級化、結構化與樹狀的建檔數據庫。傳統檔案數字化工作流管理系統的管理理論基礎也是基于WBS工作任務分解這樣的層級分解結構的。人們通過層級分解復雜事物的方法解決了很多重大問題，比如最常見的省、市、區、縣將復雜的國家行政管理分解成了相對簡單的地區數據管理問題。傳統軟件開發的瀑布模型與CMMI/CMM等流程化的管理方法也是需要對復雜建檔軟件領域問題進行分解后才能劃分到不同的工作流流程的不同階段，去使用專業化的檔案數字化工具方法去解決問題，比如采用知識圖譜、AI、人工智能和文字識別等自動化建檔技術。

實際當中的事物可能還有大量不可分解的復雜工作流，或者是還未完成合適分解的可分解復雜工作流，這時只能采用迭代認知、迭代開發、迭代管理、迭代驗收的方法去分階段分解工作流、認知知識圖譜、調整數據庫誤差、驗收分解建檔。面對大量不穩定分解結構與組織關系，顯然直接使用層級化、結構化與樹狀的管理方法和管理組織不太合適了，多次頻繁的調整層級化樹狀結構知識圖譜的關系本身會消耗大量的成本，這個時候選擇扁平化的結構水平存儲和管理知識圖譜則是最佳選擇。但是選擇扁平化的水平存儲與管理方法，管理者直接面對的事物數量很快會超過7個、49個、100個、1000個乃至更多，當超出人類認知和工作流管理極限的時候，這些碎片化的事物建檔分解即可失控而無法管理，又回到了盲人摸象，摸著石頭過河的階段。

計算機技術的出現和發展，極大地拓展了人們對數據獲取、文字識別、人工智能處理和掌控的能力與維度。在強大AI計算力的幫助下，人們可以大規模地利用數值逼近算法使用線段和三角形這樣簡單的幾何基本圖形元素去迭代擬合復雜的曲線和曲面，這些曲線和曲面原本可能沒法使用任何一個方程式去準確的表達、描述、溝通和計算它們，而現在卻可以被大量的線段和三角形近似表達，從實用的角度來說，人們的眼睛已經分辨不出這些近似的誤差。因此這些技術被大量適用于計算機圖形合成、汽車燈自由曲面光源設計、3D游戲等等。

隨著信息的爆炸和社會合作的越來越復雜，每個個人和企業都需要一個自組織的檔案數字化數字孿生體，代理進行每一個復雜交易的全自動交易，比如通過可編程的智能合約或者使用人工智能持續演化迭代的個性化決策檔案數字化數據庫。否則，越來越多和越來越復雜的交易工作流無法“合法合規”按照交易主體的“實際意志”去完成。比如，信用貸款合同建檔、保險合同建檔、住房貸款合同建檔、私募股權投資合同建檔、復雜金融投資組合合同建檔、創業投資合伙合同建檔越來越復雜，幾十頁的建檔合同已經很常見，上千頁的也不少。99.9%的情況下，簽約主體沒有一個字一個字的讀完工作流管理系統、完全理解工作流和做完風險估值再簽約，現實是不可能在幾個小時內讀完和理解完建檔工作流，而很多商業交易工作流又必須當面在幾個小時內完成。針對這種越來越常見的工作流管理系統業務場景，只有檔案數字化、數字孿生體、數字貨幣和智能合約組成的全自動合同工作流評估、執行、撮合、成交、確權、風險價值計算、現金流重構、調配后現金流執行風控、信用擴張收縮計算、管理、確權轉移、違約預案生成、概率分布模擬及風險價值估值才能在幾個小時內完成。

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